FAQ: Usages, installation, paramétrage de CEGID


  • a.Comment utiliser cette FAQ ?  Modifier

    Cette FAQ est centrée sur les usages et les modes d'installation pédagogiques de Cegid Business Suite.

    • Elle a pour but d'aider à la mise en place d'un PGI Cegid au sein d'un établissement
    • Au-delà, l'utilisateur aura recours :
      - à l'assistance en ligne Cegid (sur contrat d'assistance annuel)
      - à la Faq de son espace clients : http://client.cegid.fr/faqs.asp (centrée sur les évolutions du produit et leur documentation)
    • Enfin, posez vos questions au sein du Forum de ce site : vos questions, et les réponses apportées, contribueront à alimenter la présente Faq.

  • 1.
    Usages de Cegid
    • 1.a.Qu'est-ce que Cegid Business Suite ?  Modifier

      Cegid Business Suite est un PGI (Progiciel de Gestion Intégré, ou Enterprise Resource Planning en anglais) : "un système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow)" (Wikipédia)
      Cegid Business Suite donne accès aux modules suivants (version éducation) : Comptabilité, Servantissimmo (immobilisations), Paie et Ressources Humaines, Gestion Commerciale, Gestion des règlements, CRM (Gestion de la Relation Client en français), Gestion d'Affaires. Cegid a obtenu la marque RIP (reconnu d'intérêt pédagogique) en 2005.
      Autres PGI ayant obtenu la marque RIP en économie et gestion :  http://www.educnet.education.fr/ecogest/ressources/rip

      Cegid Business Suite est amené à s'installer au niveau d'un établissement (voire de plusieurs avec des accès en "client web") : il remplace les logiciels spécifiques (et souvent mono-postes) de Comptabilité, Gestion commerciale, Paye, GRC utilisés de manière indépendante jusque-là. L'inconvénient de ces logiciels multiples est qu'ils ne donnent pas à l'élève une vue globale du système d'information qu'il gère et conduisent à des informations redondantes ou incohérentes, ou difficiles à exporter/importer...
      Ce progiciel paraît adapté aussi bien aux sections de BTS qu'aux classes de lycée technologique et de lycée professionnel, à condition de pré-paramétrer les dossiers et les droits d'accès lorsque c'est nécessaire.


    • 1.b.Comment organiser le travail de groupes d'élèves en réseau ?  Modifier

      A partir de la version 8 Cegid configure par défaut les dossiers disponibles pour tous les utilisateurs du poste avec le fichier C:\Documents and Settings\All Users\Application data\Cegid\CEGIDPGI.INI qui contient un paragraphe propre à chaque dossier, précisant notamment le chemin d'accès à la base ainsi qu'un compte d'administration.
      Ce fichier est mis à jour sur le serveur après chaque ajout/suppression de base.

      • Le professeur paramètre un fichier CEGIDPGI.ini (l'administrateur du réseau a déposé un original dans un partage professeurs) avec toutes les bases nécessaires aux élèves et dépose ce fichier dans un partage accessible aux élèves de la classe.
      • Chaque élève recopie ce fichier dans son profil personnel en C:\Documents and Settings\MonProfil\Application data\Cegid\CEGIDPGI.INI :
        - cet emplacement est prioritaire par rapport à "all users"
        - penser à changer MonProfil par le nom du profil de l'élève.

      Avec un peu d'expérience, chaque élève paramètre son propre fichier CEGIDPGI.ini.
      Les travaux de groupes d'élèves partageant un même dossier Cegid sont ainsi faciles à organiser :
      une fois une base déposée sur le serveur, chaque élève devant accéder à cette base recopie le paragraphe correspondant dans le fichier CEGIDPGI.ini de son profil.


    • 1.c.Quels sont les avantages et les inconvénients d'une installation en client riche ?  Modifier

      Ce mode d'installation met en place une architecture de type trois tiers, dans laquelle une partie des traitements est effectuée par le serveur d'application (dit cwas par Cegid), en liaison avec le serveur de données (SQL Server). Les postes (clients riches) comportent une couche d'application (pour effectuer les traitements liés à la saisie et à la construction des requêtes, présenter les données...) et envoyer/recevoir des requêtes au serveur d'application.
      Cette solution utilise les protocoles internet standard basés sur TCP/IP et http, et autorise donc des accès à distance lorsque le serveur d'application est accessible sur une adresse internet.

      Avantages d'une installation client riche
      • Les dossiers sont accessibles à distance via internet : les élèves peuvent continuer à la maison des travaux commencés en classe ; les professeurs peuvent mettre au point leurs préparations à partir d'une simple connexion internet.
      • Le poste client se trouve quelque peu allégé, et utilise bien sa puissance de calcul pour effectuer une partie significative des traitemetns. Comme en solution client-serveur, aucune base n'est gérée sur le poste local : les bases partagées sont hébergées et gérées sur le serveur distant.
      • L'utilisateur est "centré" sur des contextes de gestion, au sens très large du terme : le PGI, abordé de façon simple, lui permet d'accéder rapidement aux concepts du système d'information (intégré) qu'il gère.
      • L'installation de chacun des modules est très simple, et peut être automatisée (voire effectuée par l'utilisateur, avec des risques en environnement de lycée).

      Limites du client riche
      • Les données et une partie des traitements ont été déportés sur les serveurs distants : il est clair que les serveurs de données (au moins un serveur SQL Server dédié) et les serveurs d'application (cwas) devront être correctement dimensionnés (à titre indicatif, la documentation CEGID préconise un serveur dédié cwas pour au maximum 50 connexions simultanées, et 5 mo de RAM supplémentaire par session (en plus de 1 go minimum), ou bien 10 utilisateurs seulement si un seul serveur abrite le serveur SQL et le serveur cwas). Détails : cf. "Pré-requis Cegid Business Expert_v2008_windows.pdf" sur le CD 1 de la version 8.
      • Un deuxième goulet d'étranglement peut être lié à la bande passante de la connexion internet au niveau du serveur (pour l'essentiel), d'une part, et au niveau du client d'autre part : la connexion internet doit être rapide.
      • Les outils d'administration ne sont pas disponibles sur le poste client (mais un poste prof en client-serveur peut convenir pour la plupart de nos usages).
      • Quelques fonctionnalités du logiciel sont absentes sur les clients riches Cegid.

      Nous ne disposons pas à l'heure actuelle de remontées d'usages suffisamment étayées par la pratique pour donner davantage de précisions. Une bonne solution de compromis consiste à installer les postes élèves en clients riches, et les postes professeurs (au moins un par salle) à la fois en client web et en client-serveur. Cette solution a l'avantage de donner aux professeurs la possibilité d'administrer les bases qu'ils veulent mettre à la disposition de leurs élèves, et de pouvoir donner quelques accès ponctuels à des tâches d'administration à des élèves. Une installation client-serveur paraît indiquée pour les STS dont les référentiels comportent des usages élèves liés aux couches d'administration (BTS IG, CGO, DCG, DSCG...).
      En phase de découverte et de mise en place des PGI, il paraît souhaitable que des installations diverses soient mises en œuvre, en fonction des objectifs des équipes pédagogiques, et afin que des expérimentations validées sur le terrain puissent être généralisées.


  • 2.
    Paramétrage de Cegid
  • 3.
    Installation-administration de Cegid
    • 3.a.Comment recourir à l'assistance Cegid ?  Modifier

      Il faut appeler le 08 26 88 84 88 muni de votre code client. Il n'est pas rare qu'un technicien demande à vous rappeler...
      Vous bénéficiez aussi d'un ensemble de services en ligne accessibles à http://clients.cegid.fr (un code d'accès et un mot de passe sont donnés) :
       - licences des divers modules avec leur mot de passe
       - correctifs (ou évolution du logiciel) à télécharger
       - assistance par messagerie...


    • 3.b.Quel est le coût d'acquisition indicatif de Cegid Business Suite ?  Modifier

      Il paraît préférable que le prix des licences résulte si possible d'une négociation spécifique au niveau académique, dont voici quelques éléments, à titre purement indicatif :
      - Le "pack enseignement supérieur" autorise 50 licences pour les modules Comptabilité, Servantissimmo (immobilisations), Paie et Ressources Humaines, Gestion Commerciale, CRM, Suivi des règlements, Gestion d'Affaires pour un montant de 375 € HT.
        (il semble que les gros lycées obtiennent plusieurs packs de 50 licences)
      - S'y ajoute un contrat d'assistance en ligne annuel, incluant la mise à jour des progiciels, pour un montant de 150 € HT env.
      - Le contrat d'assistance annuel inclut une licence à titre gracieux par enseigant et le recours à l'assistance en ligne.
      Le contact de Cegid Education est Mme Martine Noblet, mnoblet@cegid.fr

      Au coût des licences Cegid, il faut ajouter les licences Microsoft SQL Server pour le serveur de données SQL :
      (contacter un distributeur Microsoft, car il existe plusieurs modes de tarification, en fonction du nombre de processeurs sur les serveurs, avec des seuils au niveau des licences clients)
       - une licence SQL Server par serveur, env 225 € HT (05/2009)
       - une licence d'accès client par poste connecté au serveur, env. 36,5 €. HT
       
      Selon la montée en charge prévue, il faut sans doute prévoir au moins une machine supplémentaire pour héberger les serveurs (Cegid, SQl Server).


    • 3.c.Comment faire migrer une base Cegid de version 7 en version 8 ?  Modifier

      Le cas est celui où on a récupéré un dossier Cegid qui a été sauvegardé (fichier .bak, peut-être compressé au format zip) avec une version Cegid antérieure à celle dont on dispose.
      La démarche est simple, quoique un peu longue (à faire une seule fois sur le site) :
      - il faut restaurer cette base sur le serveur SQL à l'aide de l'outil d'administration intégré à Cegid
      - il faut ensuite lancer chacun des modules, ce qui met à jour la structure et le paramétrage de la base
      - bien archiver cette nouvelle base.

      Détails : voir le § 4.3 de la doc. d'installation CRCF.


    • 3.d.Quels sont les modes d'installation de Cegid et les serveurs à mettre en place en réseau ?  Modifier

      A partir des mêmes CD, Cegid autorise 3 modes d'installation (et des combinaisons de celles-ci) :

      • client-serveur
        • le progiciel comporte des programmes installés sur le serveur et des composants installés sur le poste client (qui effectue donc une partie importante des traitements).
        • serveurs nécessaires : 
          • sur le plan logique, il faut prévoir un serveur délivrant les applications et un serveur de données SQL Server hébergeant les bases partagées SQL (une base par dossier Cegid)
          • au niveau physique, tout dépend de la charge des serveurs de fichiers actuels : 
            - pour tester une salle de 20 postes, et avec une certaine montée en charge disponible sur les serveurs existants, il est possible de commencer  (20 postes) avec les applications installées sur le serveur principal de fichiers, et le serveur SQL Server installé sur un serveur secondaire (rapidement, cette solution s'avèrera insuffisante)
            - au-delà, il est préférable de prévoir une machine dédiée pour le serveur d'application et éventuellement une autre (avec la montée en charge) pour héberger SQL Server (les machines peuvent être virtualisées)
        • avantages : cette solution utilise mieux la puissance de traitement des postes, et elle est riche en fonctionnalités (fonctions d'administration étendues)
        • inconvénients : l'installation est un peu lourde et introduit de la complexité pour l'utilisateur si toutes les fonctions sont installées
      • client riche
        • les serveurs effectuent une partie des traitements, et les applications installées sur le client communiquent avec les serveurs selon les standards d'internet (tcp/ip et http)
        • avantages :
          • l'accès à distance via internet est possible, avec une interface simple, ce qui autorise des usages plus approfondis avec les élèves
          • l'installation (et la mise à jour des versions) côté client est très simple et très rapide (à la rigueur, elle peut être lancée par l'utilisateur).
        • inconvénients :
          • quelques limites au niveau des fonctionnalités du progiciel et en terme d'administration (gestion des bases sql)
          • l'installation du serveur d'application doit être alors bien sécurisée, en particulier pour des accès sur internet
          • un seul fichier (stocké sur le serveur) définit les paramètres d'accès aux bases : l'ergonomie n'est pas adaptée aux besoins d'enseignement
      • en poste autonome
        • l'assistant installe les applications et le serveur SQL sur le poste local
        • avantages : intéressant pour le professeur qui veut mettre au point ses préparations à la maison
        • inconvénients :
               - déconseillé en classe car le PGI est conçu pour partager un système d'information, chaque élève étant amené à prendre en charge un (ou plusieurs) rôle au sein d'une organisation.
               - de plus, la maintenance correcte de n bases X p postes autonomes sera très vite ingérable...

    • 3.e.Comment s'administrent les bases de données ?  Modifier
      • Les bases de données (stockées sur le serveur SQL-Server) s'administrent très simplement à distance à partir du menu Cegid suivant :
         - Menu Démarrer, Programmes, Cegid, Cegid Common, Administrateur bases de données
         - ce menu donne accès de façon très simple aux fonctions essentielles d'administration des bases de données : créer, dupliquer, supprimer... une base de données.
        Détails : voir le § 4 de la doc. d'installation CRCF. Planification des sauvegardes : cf ci-dessous.
      • Quelques remontées du terrain :
        • Problèmes à la restauration des bases
          - lors de la saisie du chemin du "Fichier de données" dans l'interface, il faut veiller à bien indiquer le disque des données (par ex. D:\PGI01\....mdf
          - la saisie du disque C (système) crée une base qui fonctionne mais 1/ toutes les bases futures seront sur C, 2/ le plan de sauvegarde des bases ne fonctionne plus...
        • Limitation Sql Server : les bases doivent être restaurées à partir d'un disque dur (et non pas un disque externe) du serveur Sql Server :
          il faut donc organiser un partage sur le serveur SQL, avec des droits suffisants pour que les professeurs puissent y déposer/retirer les bases nécessaires
        • Mode de restauration
          - soit par duplication (plus rapide, mais il y a des dysfonctionnements aléatoires - charge des serveurs ?)
          - soit (plus fiable) : déposer une sauvegarde de la base (fichier.bak non zippé) dans le partage, puis lancer la restauration à partir de celui-ci
        • Planification de la sauvegarde des bases
          Il faut utiliser l'outil de planification des sauvegardes de SQL Server (et non pas de Cegid), qui gère bien les ajouts et suppressions de bases...
          Détails : voir la doc. d'installation CRCF.

    • 3.f.Qu'est-ce que des fichiers "bob" et comment les intégrer ?  Modifier

      Les fichiers "bob" permettent la mise à jour d'éléments au sein de la base du progiciel.
      Voir les informations données dans le répertoire Documentation des CD d'installation.


    • 3.g.Qu'est-ce que la "sérialisation" des applications Cegid ?  Modifier
      • La sérialisation consiste à activer le code de licence de chacune des applications et de chacun des modules, à l'aide d'un mot de passe fourni par Cegid.
      • La procédure est assez rigoureuse et il est conseillé de recourir à l'assistance en ligne :
        - il faut générer une clé sur le serveur d'application (clé liée à l'adresse Mac => procédure à refaire si on change de serveur...),
        - l'assistance fournit un code (lié à cette clé) pour chacune des applications : à partir d'un poste installé en client-serveur, il faut entrer chacun de ces codes sur le serveur dit de sérialisation
        - l'utilisateur doit valider la sérialisation de chacune de ses applications... un peu lourd...
      • Il peut arriver qu'un module Cegid voit son code changer (ex. CRM qui faisait partie de l'application Gestion commerciale, est devenu une application composée d'un module CRM) : dans ce cas, il faut (en plus de l'assistance) joindre le commercial Cegid afin de faire modifier la liste des licences acquises...
        Voir détails au § 2.4 de la doc. d'installation du CRCF;
      • A savoir : la sérialisation étant relativement lourde à mettre en place, on peut dire que les applications Cegid fonctionnent bien en l'absence de sérialisation, avec deux limites :
        - une mention particulière portée sur les documents imprimés (pas gênant pour nous)
        - il a été identifié un inconvénient concernant Servantissimo : difficultés pour saisir une immobilisation en compta...
        Enfin, l'opération de sérialisation masque ensuite à l'utilisateur les applications et modules qui n'ont pas été acquis...

      Nous ne désespérons pas de voir la "sérialisation" disparaître des versions destinées à l'enseignement, dans une prochaine version...